Biznesplan
Dokumentację firmową, w zależności od jej rodzaju, należy przechowywać od 5 do nawet 50 lat. Nienależyte wywiązywanie się z tego obowiązku grozi poważnymi sankcjami karnymi. O czym powinien zatem pamiętać każdy przedsiębiorca?
W zależności od zawartych w niej danych, dokumentację firmową należy przechowywać od 5 do nawet 50 lat. Z tego względu dokumentację można podzielić na 3 grupy. Są to dokumenty podatkowe, dokumenty ZUS i dokumenty kadrowe.
Dokumenty ZUS
Dokumentację ZUS-owską podzielić należy na trzy odrębne grupy o zróżnicowanym obowiązku przechowywania i tak:
- Dokumenty rozliczeniowe – wszelkie dokumenty potwierdzające wysokość należnych składek – należy je archiwizować przez okres dziesięciu lat od daty przesłania ich do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (również te dostarczone drogą elektroniczną)
- Dokumenty płatnicze – czyli te, które uwierzytelniają wszelkie uiszczone składki na ubezpieczenia społeczne, Fundusz Pracy, zdrowotne oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych - powinny być archiwizowane do czasu przedawnienia zobowiązań podatkowych albo do czasu potwierdzenia przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych uprawnień emerytalnych.
- Dokumenty zgłoszeniowe – te związane z rejestracja płatnika składek w ZUS ( ZUS ZPA, ZUS ZFA) - należy archiwizować przez cały okres istnienia działalności gospodarczej, ponieważ ZUS może je skontrolować nawet po pięćdziesięciu latach od ich sporządzenia.
Dokumenty kadrowe
Dokumentację pracowniczą, w tym również dotyczącą danych osobowych, okresów zatrudnienia, wynagrodzenia za pracę, archiwizuje się przez 50 lat od zakończenia przez pracownika pracy u danego płatnika.
Dokumenty podatkowe
W myśl Ustawy o rachunkowości oraz z artykułu 86 Ordynacji podatkowej, dokumentację podatkową trzeba przechowywać przez okres pięciu lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Do grona dokumentów podatkowych zalicza się wszystkie kopie i oryginały faktur VAT, dokumenty związane z poborem i inkasem podatkowym, księgi podatkowe i związane z ich prowadzeniem dokumenty , jak również wszystkie kopie wystawionych rachunków – tyczy się to podatników wystawiających rachunki oraz tych, którzy mają obowiązek ich żądania.]